Bar mobilny na event firmowy — checklista organizatora

Catering, DJ, roll-up z logo. Trzy pozycje, które pojawiają się w budżecie niemal każdego eventu firmowego i o których nikt później nie pamięta. Bar mobilny działa inaczej — nie dlatego, że serwuje lepsze napoje, ale dlatego, że zmienia sposób, w jaki ludzie poruszają się po sali.

Dlaczego bar mobilny działa na eventach B2B

Problem większości firmowych spotkań jest zawsze ten sam: ludzie zbijają się w grupy, które znają, i z nich nie wychodzą. Dział sprzedaży rozmawia z działem sprzedaży, zarząd z zarządem, a networking, o którym była mowa w zaproszeniu, nie następuje.

Bar ustawiony poza główną osią sali rozwiązuje to mechanicznie. Ludzie do niego podchodzą pojedynczo, czekają chwilę obok kogoś, kogo nie znają, i zaczynają rozmawiać — bo mają wspólny pretekst. To nie jest teoria, to najczęstsza obserwacja, którą słyszymy od organizatorów po realizacji.

Do tego dochodzi element wizualny. Odrestaurowany Piaggio Ape robi wrażenie, zanim ktokolwiek weźmie kieliszek. Jeśli ciekawi Cię, skąd wziął się ten pojazd i dlaczego tak dobrze wygląda na evencie — opisaliśmy to w tekście o historii Piaggio Ape. Na evencie, w którym firma inwestuje w wizerunek, to konkretna wartość.

Gdzie się sprawdza

• Gale i rozdania nagród — van jako elegancki punkt kotwiczący część nieformalną, po zakończeniu oficjalnej gali.
• Premiery produktów i konferencje prasowe — strefa, w której dziennikarze i goście rozmawiają po prezentacji.
• Pikniki firmowe i integracje — naturalne środowisko dla baru plenerowego.
• Otwarcia biur i lokali — mobilność vana pozwala ustawić go w miejscu, gdzie nie ma jeszcze infrastruktury.
• Targi i wydarzenia branżowe — bar na stoisku jako magnes ruchu.
• Spotkania świąteczne — alternatywa dla kolejnej kolacji w restauracji.

Checklista organizatora

Sześć tygodni przed

1. Ustal liczbę uczestników i potwierdź budżet na część nieformalną.
2. Sprawdź, czy obiekt dopuszcza zewnętrznego dostawcę napojów — w hotelach i centrach konferencyjnych bywa z tym różnie.
3. Zarezerwuj termin. Sezon eventowy w Krakowie kumuluje się we wrześniu, październiku i grudniu.

Dwa tygodnie przed

1. Potwierdź miejsce ustawienia vana i dostęp do gniazdka 230V.
2. Ustal menu drinków — u nas ten kontakt następuje standardowo właśnie na tym etapie.
3. Przekaż informację o ewentualnym brandingu strefy, jeśli planujesz oznakowanie firmowe.
4. Zbierz informację o preferencjach uczestników — przy grupach mieszanych warto rozważyć wariant z piwem.

W dniu wydarzenia

1. Przyjeżdżamy około 1,5 godziny wcześniej i rozstawiamy się bez angażowania Twojego zespołu.
2. Wskaż nam osobę kontaktową po stronie obiektu — dalej działamy sami.

Kwestie formalne

Na eventach firmowych zwykle liczy się przewidywalność faktury. U nas cennik jest płaski: pakiety od 2700 do 3400 zł obejmują cztery godziny obsługi, wynajem vana, asortyment, leżaki i dekoracje. Każda dodatkowa godzina to 200 zł, dodatkowa kega wina 800 zł. Dostawa do 50 km od naszej siedziby jest bezpłatna.

Umowę podpisujemy online, co przy procedurach zakupowych w firmach zwykle upraszcza sprawę. Pełne zestawienie pakietów znajdziesz we wpisie o cenniku.

Ile napojów zaplanować na event firmowy

Zużycie na wydarzeniach B2B jest zauważalnie niższe niż na weselach. Uczestnicy są w trybie zawodowym, część wraca samochodem, a spotkanie zwykle kończy się wcześniej. Beczka 20 litrów to około 130 kieliszków, co przy grupie pięćdziesięcioosobowej daje spory zapas, a przy stuosobowej wystarcza na spokojny, kilkugodzinny serwis.

Jeśli event trwa dłużej albo bar jest jedynym punktem z napojami, warto zaplanować dodatkową kegę. Szczegółowy przelicznik opisaliśmy we wpisie o planowaniu ilości napojów.

Wariant dla mieszanej grupy

Na eventach firmowych częściej niż na weselach spotykamy gości, którzy po prostu nie piją wina musującego. Dla takich grup sprawdza się pakiet Dolce Vita — obok beczki Glera Frizzante 20 L zawiera zimne piwo 30 L z drugiego kranika. Alternatywnie w pakiecie Vario dobieramy zestaw indywidualnie: wino musujące, cydr albo piwo kraftowe.

Duże grupy — pracujemy w dwie osoby

Przy większych wydarzeniach nie zostawiamy jednego stanowiska na całą salę. W takich realizacjach obsługę prowadzi dwóch barmanów, dzięki czemu kolejka nie tworzy się nawet w szczycie — czyli wtedy, gdy uczestnicy wychodzą z sali konferencyjnej wszyscy naraz.

Przy planowaniu większego eventu warto ustalić trzy rzeczy z wyprzedzeniem: liczbę uczestników, długość serwisu (każda dodatkowa godzina to 200 zł) oraz to, czy bar jest jedynym punktem z napojami. Na tej podstawie dobieramy obsadę i zapas — dodatkowa kega wina kosztuje 800 zł.

Napisz nam skalę i charakter wydarzenia, a przygotujemy konkretną propozycję z obsadą dopasowaną do liczby gości.

Bar mobilny sprawdza się też poza kalendarzem firmowym — wieczory panieńskie, urodziny, otwarcia lokali i sesje zdjęciowe opisaliśmy we wpisie o innych okazjach.